关于印发《湖南外国语职业学院阳光服务大厅建设规划方案》的通知
机关各处（室）：
《湖南外国语职业学院阳光服务大厅建设规划方案》已经校领导审定，现予印发，请认真贯彻落实。
附件：《湖南外国语职业学院阳光服务大厅建设规划方案》
湖南外国语职业学院
2022年11月9日
湖南外国语职业学院
阳光服务大厅建设规划方案
为大力推进我校办学治理体系，畅通办事渠道，提高服务水平，根据省教育厅《关于加强湖南省教育阳光服务平台建设的意见》（湘教发﹝2013﹞32号）《湖南省教育阳光服务平台建设工作考核办法》（湘教发﹝2014﹞11号）和《关于长沙市民办学历教育学校建立教育阳光服务平台的通知》（长教通﹝2020﹞34号）等文件要求，结合学校实际，制定我校阳光服务大厅建设规划。
一、阳光服务大厅设置
1.咨询窗口设置
在万国旗前台设置咨询窗口，每天安排1名顶岗实习学生值班。
2.值班窗口设置
根据职能处室分工和服务内容，阳光服务大厅暂时安排学生工作处、教务处、招生就业处、继续教育学院、财务处、后勤处6个部门，共计8个窗口，具体划分见图示。
窗口调整后分布图
二、服务大厅功能划分
（一）咨询窗口功能
服务台悬挂立体字“咨询服务台”，主要工作职责：
①负责阳光服务大厅日常维护；
②负责办事来访人员登记；
③负责来访人员的接待和引导；
④负责平时电话通知和导引到各职能处室；
⑤负责阳光服务大厅的其它管理工作。
（二）值班窗口功能划分
窗口名字在电子屏显示，每个窗口制作并摆放职责牌，包括联系人和联系电话：
1.学生工作处
安排2个窗口，主要履行下列职能1.学生证以及火车票优惠卡办理
2.生源地贷款回执录入
3.休学、复学、退学、入伍等手续签章
4.奖助学金评定工作监督
5.顶岗实习签章
6.学生档案调拨
7.在校学生信息查询
8.在校证明办理
9.学生宿舍的投诉问题
10.学生宿舍门锁问题
11.团组织关系咨询与转接
12.开介绍信
13.活动方案审议
14.对外活动衔接
联系人：吴凤至18670092229
2.教务处
安排2个窗口，主要履行下列职能：
窗口一：学籍办理、教材管理、学生成绩管理
1.学籍异动（学籍证明盖章、休学、复学、退学手续办理等）
2.学籍信息修改
3.学生毕业证补办
4.学生教材领退及费用清算
5.学生成绩管理：成绩查询、成绩单盖章等
窗口二：教学日常管理
1.日常教学管理：教室申请等
2.教学异常处理
联系人：王建平13974852994
3.招生就业处
安排1个窗口，主要履行下列职能：
1.负责学生录取状态查询；
2.处理招生录取工作及招生学生退档、预交学费退费问题；
3.负责招生期间家长、学生来校咨询与接待；
4.负责毕业生求职创业补贴；
5.负责毕业生生源核验；
6.负责毕业生离校手续单办理；
7.负责毕业生报到证办理及改派；
8.毕负责业生就业协议书及推荐表领取；
9.负责企业来校招聘接待工作。
联系人：卢方龙0731-88164788；0731-88204788
4.继续教育学院
安排1个窗口，主要履行下列职能：
1.职业技能鉴定报名（组织考试+领取证书）
2.考证报名（组织考试+领取证书）
3.自考报名（领取教材+领取毕业证+领取士学位证书）
4.成教报名（领取毕业证）
联系人：冯路15874234231、蔡雅婷18570621201
5.财务处
安排1个窗口，主要履行下列职能：
1.受理学生收费、退费、奖助学金发放等财务业务咨询；
2.受理学生退学退费及其他退费事项；
3.受理学生转专业、应征入伍等信息的登记；
4.受理学生收费、退费等相关投诉。
联系人：张宏 13080536240
6.后勤处
安排1个窗口，主要履行下列职能：
1.负责校园一卡通的开户、挂失、解挂、补卡以及数据查询等工作。
2.负责与财务对接，处理相关报表数据工作。
3.负责水电计费系统的运行和管理，以及水电信号传输线路故障排查，及时与技术支持单位联系排除故障，并做好换表记录。
4.负责水电系统收费统计、用量统计、数据备份。
5.负责学院报修平台的管理与维修服务跟踪监督工作。
6.负责校园车辆信息的录入及车辆公务卡的发放与回收工作。
7.负责教职工住宿安排和门锁绑定工作。
8.负责后勤保障服务的各项投诉受理、处理与回复工作。
联系人：王倩倩13808485947
三、服务大厅值班制度
1.实行信访接待日制度。每周二为信访接待日，由学校领导和中层干部值班，共同接待家长、学生和老师来访，非重大问题必须2个工作日内回复。
2.阳光服务大厅每周二为开放日，以方便学生办理有关事项，由各职能处室安排专人值班受理群众咨询、投诉和举报，非重大问题必须2个工作日内回复。
3.设置校长信箱24小时接收来信，每工作日上午12点前，由纪检监察和校办安排人员同一时间打开信箱收取来信，以免遗漏重要来信。校办分类并做好登记，及时回复至学校官网平台。
4.值班登记讲评制度。由校办统一制作值班登记本，校领导每天进行检查并签字，每月汇总值班情况。
四、服务大厅窗口布置
具体要求如下，建议由资产处请人设计并布置到位：
1.在科技孵化楼一楼西南角，设开放式服务窗口和来访人员休息区，建议配备办公桌椅，设立专用举报受理热线，购置足够的座椅供来信、来访者休息，以及其他办公必备的设施设备。
2.在科技楼北门进门圆形服务台悬挂“咨询服务台”立体字，南侧墙壁布置科技楼机关处室分布图，在桌面上放置阳光服务大厅办事流程。
3.在科技楼北门门口安装电子屏，显示“湖南外国语职业学院阳光服务大厅”字样，在阳光服务大厅内部显要位置悬挂包括：服务内容（办事指引、政策咨询、信访接待、举报受理、舆情回应）、服务理念、办事流程、联系方式（办公电话、电子邮箱、便民网站）等在内的宣传牌，内容由校办收集汇总交资产处。
4.在学校南北食堂、科技孵化楼正门出口显眼位置设置校长信箱。